هل تعرف مقدار الوقت الذي تقضيه في إعداد تقارير النفقات؟

إذا لم تفعل ذلك، فأنت لست وحدك. لا تدرك العديد من الشركات، من المتداولين الوحيدين إلى المؤسسات الكبيرة، مقدار الوقت الذي يتم إنفاقه يدويًا في تتبع نفقات الأعمال وإدارة الإيصالات ومعالجة تقارير النفقات.

وجدت دراسة أجرتها مؤسسة GBTA و HRS أن إنشاء تقرير نفقات واحد يستغرق حوالي 20 دقيقة في المتوسط، حيث يحتوي ما يقرب من خمس هذه التقارير على أخطاء تتطلب 18 دقيقة إضافية لتصحيحها. وهذا يعني 67.88 دولارًا وحوالي 24 دقيقة من العمل لتقرير واحد فقط. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة التي تضم 50 موظفًا، حيث قد يحتاج 10 موظفين إلى تقديم تقريرين كل شهر، يمكن أن يصل هذا إلى 240 تقريرًا سنويًا - بتكلفة تزيد عن 16000 دولار وتستغرق 93 ساعة.

ضع في اعتبارك الوقت والجهد اللازمين لتقديم تقرير المصروفات النموذجي:

1. تسجيل المعاملات: يقوم الموظفون بتسجيل التفاصيل يدويًا لكل معاملة، بما في ذلك التواريخ والبائعين وفئات المصروفات.
2. مسح الإيصالات: يجب مسح كل إيصال ضوئيًا وتخزينه في شكل محدد، غالبًا لأغراض مراجعة الحسابات.
3. تتبع الإيصالات المفقودة: كثيرًا ما يفقد الموظفون الإيصالات، مما يتطلب وقتًا إضافيًا لتعقبهم.
4. مطابقة الإيصالات بالنفقات: يمكن أن تكون مطابقة الإيصالات يدويًا مع المعاملات مهمة شاقة وعرضة للخطأ.
5. موافقات التقرير: بمجرد تجميع التقرير، يجب أن يخضع لطبقات متعددة من الموافقة، الأمر الذي يستغرق وقتًا بعيدًا عن المهام الأكثر تأثيرًا.
6. تصحيح الأخطاء: الأخطاء في التقارير شائعة، وتتطلب إعادة إرسال التقارير للتصحيح، مما يضيف المزيد من الوقت للعملية.
7. مراجعة قسم المالية: بعد الموافقة الإدارية، تجري الإدارة المالية جولة أخرى من المراجعة لضمان توافق جميع النفقات مع سياسات الشركة.
8. رد التكاليف: أخيرا، يمكن أن تستغرق عملية السداد وقتا إضافيا، مما يتطلب التحويلات اليدوية أو التكامل مع كشوف المرتبات.

بالنظر إلى هذه الخطوات، فلا عجب أن ما يقرب من نصف الشركات تستغرق أكثر من أسبوع لمعالجة تقارير النفقات من التقديم إلى السداد. تشير أفضل ممارسات إدارة المصروفات إلى أن تبسيط هذه العملية ضروري لتوفير الوقت وخفض التكاليف والحفاظ على السيطرة على إنفاق الشركة.

أهمية إدارة النفقات

تلعب إدارة المصروفات دورًا مهمًا في الحفاظ على الصحة المالية للشركة. فهي لا تساعد فقط في تتبع نفقات الأعمال وتحسين الالتزام بالميزانية، ولكن الإدارة الفعالة للنفقات تضمن أيضًا الامتثال لسياسات الشركة. ومع ذلك، فإن الأساليب اليدوية التقليدية لإدارة النفقات تأتي مع عيوب كبيرة، بما في ذلك معدلات الخطأ العالية وعدم الكفاءة الزمنية.

لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة النفقات: يجب تسجيل المصروفات عند حدوثها للحفاظ على سجلات مالية دقيقة ومنع حدوث مشكلات مثل سوء إدارة التدفق النقدي أو مخاطر الامتثال أو الإنفاق على السياسة خارج الشركة. توفر الأتمتة أفضل طريقة لتتبع النفقات مع ضمان سلامة البيانات وتقليل عبء العمل على الموظفين والفرق المالية على حد سواء.

فوائد إعداد التقارير الآلية في إدارة النفقات

تعتبر فوائد إعداد التقارير الآلية في إدارة النفقات تحويلية للشركات. تعمل الأتمتة على تقليل الوقت المستغرق في المهام المتكررة، وتضمن الامتثال، وتوفر رؤية في الوقت الفعلي للإنفاق. من خلال التشغيل الآلي لإدارة النفقات، يكتسب نشاطك التجاري مزيدًا من التحكم في النفقات، مما يتيح لك تحديد مجالات توفير التكاليف وتجنب الإنفاق خارج السياسة. تعمل الأنظمة الآلية مثل أدوات تتبع النفقات من Qashio على تبسيط عملية إعداد التقارير، من إدخال البيانات إلى الموافقات، وتقليل الأعباء الإدارية.

باستخدام التقارير الآلية، يمكن للشركات بسهولة إنشاء تقارير مخصصة تقدم رؤى حول اتجاهات الإنفاق، مما يسمح بالتخطيط المالي وتخصيص الموارد بشكل أفضل. لا يؤدي هذا التحول إلى خفض التكاليف فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى تحسين الكفاءة التشغيلية الشاملة.

لماذا يعد التشغيل الآلي لإدارة النفقات أمرًا ضروريًا

إذا كنت تتساءل عن الغرض من تقرير النفقات في المقام الأول، فهو توفير سجل دقيق لإنفاق الشركة، وضمان الامتثال للسياسة، وإدارة عمليات السداد بفعالية. توصي أفضل ممارسات إدارة المصروفات بأتمتة هذه التقارير لتقليل الأخطاء وتوفير الوقت.

كيفية أتمتة التقارير بشكل فعال؟ تعمل حلول مثل Qashio على تبسيط إدارة النفقات من خلال التشغيل الآلي لكل مرحلة من مراحل العملية - بدءًا من استلام الإيصالات وحتى سير عمل الموافقة - مما يوفر ساعات قيّمة لفريقك. تقلل الأتمتة من الحاجة إلى التدخل اليدوي، وتقلل الأخطاء، وتعزز الرؤية في الإنفاق، مما يجعلها استثمارًا مهمًا للشركات النامية.

أفضل ممارسات إدارة النفقات مع Qashio

تقدم حلول إدارة النفقات الآلية، مثل Qashio، بعضًا من أفضل الممارسات في إدارة النفقات من خلال توفير التشغيل الآلي الشامل. إليك ما تكسبه الشركات:

• رؤية محسنة: يتيح تتبع النفقات في الوقت الفعلي والتقارير الثاقبة للشركات الإشراف الكامل على شؤونها المالية.
• التوافق المحسّن: تعمل الأنظمة الآلية على إنفاذ الامتثال للسياسات من خلال الإبلاغ عن النفقات الخارجة عن السياسة وضمان مراجعة جميع التقارير بدقة.
• الموافقات الفعالة: تعمل الموافقات ذات المستوى المزدوج على تبسيط العملية، مما يساعد المديرين والفرق المالية على الموافقة على النفقات بسرعة ودقة.
• تقليل الأخطاء: من خلال القضاء على الإدخال اليدوي للبيانات، تقلل الأتمتة بشكل كبير من مخاطر الأخطاء والوقت المستغرق في التصحيحات.

استرجع الوقت والموارد مع Qashio

تستهلك الطرق التقليدية لتتبع نفقات الأعمال وقتًا ثمينًا يمكن إنفاقه على المهام عالية التأثير. من خلال تبني التشغيل الآلي لإدارة النفقات، يمكن للشركات استعادة مئات الساعات سنويًا وتقليل التكاليف وتحقيق قدر أكبر من الدقة. تعمل أدوات تتبع النفقات الآلية على تبسيط العملية بأكملها، مما يسمح للموظفين والفرق المالية بالتركيز على النمو والربحية بدلاً من الأعباء الإدارية.

إذا كنت مستعدًا لاستكشاف فوائد إعداد تقارير النفقات تلقائيًا، تواصل مع أحد المتخصصين لدينا للحصول على عرض توضيحي وتعرّف على مقدار الوقت والموارد التي يمكن لشركتك توفيرها من خلال حل إدارة النفقات الآلي المبسط والمتكامل.