كيفية إنشاء سياسة إنفاق الشركة

يمكن أن يكون الحفاظ على نفقات شركتك تحت السيطرة مهمة صعبة. لا تكون عادةً على رأس معظم خطط الأعمال وقد يكون من الصعب إدارة كل نفقات الأعمال الصغيرة بشكل تفاعلي. كما كتب بنجامين فرانكلين الشهير «احذر من النفقات الصغيرة. تسرب صغير سيغرق سفينة كبيرة».

ولتجنب ذلك، ولتجنب التسديدات المؤلمة للنفقات غير المصرح بها، من الأهمية بمكان أن تضع الشركة سياسة إنفاق رسمية للشركات لسد التسريبات وتجنب أي غموض. أظهر استطلاع أجرته Certify أن 20٪ على الأقل من جميع النفقات تنتهك سياسة الشركة.

إذن كيف ستفعل ذلك? في حين تختلف الشركات اختلافًا كبيرًا، قد يبدأ الأساس المتين على النحو التالي:

1. الخطوة الأولى هي تدوين جميع النفقات التي سيتم التصريح بها ولن يتم التصريح بها. يمتد هذا إلى المبلغ الذي سيتم تخصيصه والفئات التي يمكن الإنفاق عليها.
   
2. ما الذي لا يُسمح به؟ تأكد من وضع نص عادي لما لن تسمح به شركتك. على سبيل المثال، يمكنك السماح باستئجار سيارة لموظف في رحلة عمل ولكن مع رفض تعويض مخالفات السرعة، قد يتم السماح بعضوية صالة الألعاب الرياضية بموجب برنامج صحي للموظفين ولكن قد لا يتم منح مانيكير. اكتشف ذلك لتجنب أي نفقات خارج البوليصة.
   
3. حدد الإنفاق الذي ستقوم به الشركة والإنفاق الذي سيقوم به الموظف.
   
4. حدد حدود الفئات - على الرغم من أنك قد تسمح برحلات العمل، فقد ترغب في استبعاد تذاكر الدرجة الأولى أو أجنحة البنتهاوس في الفنادق. تأكد من عدم وجود غموض في السياسات. قد ترغب أيضًا في حدد البائعين الذين ستسمح بالإنفاق عليهم لمزيد من توضيح وضع الإنفاق لشركتك.
   
5. بعد ذلك حان الوقت لتعيين أشخاص للسماح بالإنفاق. من سيوافق على طلبات الإنفاق أو يرفضها؟ مع لوحة معلومات Qashio، ليست هناك حاجة للموافقة باستمرار على النفقات، ما عليك سوى اختيار البائعين والفئات المعتمدة وسترفض بطاقاتنا تلقائيًا عمليات الشراء غير المصرح بها.
   
6. عند صياغة سياستك وموافقة الإدارة عليها، تأكد من سهولة الوصول إليها. ضعها على الإنترانت وفي كتيبات تأهيل الموظفين لضمان سهولة الوصول إليها إذا كان لدى الموظفين استفسارات.

من المحتمل جدًا أن تكون مسودتك الأولى إما ناقصة أو زائدة عن المعلومات. تعاون مع موظفيك لسماع التعليقات وإجراء أي تغييرات ضرورية على السياسة لمنح موظفيك الأدوات اللازمة لأداء عملهم بكفاءة، دون أي تسرب غير ضروري. هذه أيضًا فرصة رائعة للقيادة لمعرفة المبلغ الذي يحتاج الموظفون إلى إنفاقه بالضبط. قم بتحديث سياستك بانتظام لتتماشى مع تغييرات الصناعة ونمو الشركة.

قد تكون هذه الخطوات بمثابة خارطة طريق لسياسة الإنفاق الخاصة بشركتك، ولكن تختلف كل شركة عن الأخرى. كن مرنًا! في حين أنه قد يكون من الصعب تغيير سياسة الشركة الرسمية في كل مرة، فإن حل إدارة النفقات من Kashio ليس كذلك!

يمكنك تغيير حدود وضوابط جديدة لموظفيك أو إزالتها أو إدخالها بسلاسة. من خلال وظائف التحكم لدينا، يمكنك التأكد من أن موظفيك لديهم دائمًا المبلغ المناسب من الأموال المتاحة لهم. موظفك لديه الكثير من اجتماعات العمل هذا الشهر؟ قم بزيادة الأموال لتتناسب! موظفك في إجازة؟ قلل أموالهم حتى يمكن وضع ميزانيتهم بأمان في مكان آخر.

تخلص من مشاكل نفقات السياسة والأسئلة التي لا تنتهي حول ما إذا كان الشراء مسموحًا به أم لا. بنقرة زر ولمسة شاشة، ستضمن دائمًا الإنفاق المناسب!

تواصل مع متخصصي المبيعات لدينا اليوم لفهم كيف يمكن أن تعمل Qashio من أجلك.

‍