5 طرق لتسريع عمليات سداد الموظفين

غالبًا ما تكون عمليات السداد عملية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً للموظفين للمطالبة بها. يجب عليهم ملء نموذج سداد النفقات وتتبع الإيصالات وإرفاقها وإضافة مذكرات تبرر كل عملية شراء. تستغرق هذه العملية وقتًا أطول بالنسبة للفريق المالي الذي يتعامل مع موافقات السداد، ويراقب دورة السداد، ويحل مشكلات السداد الشائعة.

‍

فيما يلي بعض أفضل الممارسات للسداد السريع لتبسيط وتسريع مطالبات السداد:

‍

1. قم بإنشاء سياسات سداد واضحة.

ضع سياسة سداد بسيطة ولكنها محددة جيدًا للموظفين توفر إرشادات واضحة حول كيفية المطالبة بالتعويضات، والنفقات المؤهلة، والوثائق المطلوبة للسداد. سيساعد هذا في تجنب اختناقات السداد من خلال ضمان قيام الموظفين بملء نماذج السداد بشكل صحيح، مع عمليات الشراء المناسبة فقط. يتيح ذلك لفرق الحسابات المستحقة الدفع معالجة عمليات السداد بشكل أسرع لأنها تقلل من الاتصال ذهابًا وإيابًا.

‍

2. تأكد من التمسك بها.

لا فائدة من وجود سياسات وإجراءات سداد رائعة إذا وجد موظفوك أنه من الأنسب إرسال الإيصالات وتقارير النفقات يدويًا.

قدم نصائح السداد للموظفين وأفضل ممارسات السداد لتقليل الأخطاء وضمان دقة عمليات الإرسال. يمكن أن يؤدي التدريب الواضح على المطالبة بالتعويضات إلى تقليل التأخيرات في دورة السداد وضمان معالجة مزايا تعويض الموظفين في الوقت المحدد.

‍

3. أعطهم جداول زمنية.

من خلال تحديد إطار زمني واضح للسداد، يمكنك زيادة المساءلة وتقليل التأخير في مطالبات تقرير المصروفات. لن يضطر فريق الشؤون المالية الخاص بك إلى القلق بشأن معالجة تقارير المصروفات مع الإيصالات المفقودة من الربع السابق إذا كانت هناك مواعيد نهائية واضحة للموظفين بشأن موعد تقديم المطالبات. عندما يعرف الموظفون المدة التي تستغرقها مطالبات السداد عادةً، تقل احتمالية متابعتهم دون داع، مما يوفر الوقت لفرق التمويل للتركيز على معالجة المطالبات بكفاءة.

‍

4. التشغيل الآلي قدر الإمكان.

باستخدام التكنولوجيا الحديثة في السداد، فإنك تقلل بشكل كبير من وقت معالجة السداد. يمكن أن تسمح رقمنة عملية السداد وأتمتتها باستخدام حلول مثل Qashio لفريق التمويل الخاص بك بتوفير الوقت والأعمال الورقية اليدوية. سيسمح لهم ذلك أيضًا بإرفاق الإيصالات والتقارير أثناء التنقل. يمكن أن يؤدي الاستثمار في حلول تقنية السداد الأسرع وأنظمة السداد للشركات إلى تسهيل تتبع وإدارة مطالبات السداد، مما يعزز كفاءة السداد للفريق المالي والموظفين.

‍

5. القضاء على الحاجة إلى التسديدات.

بدلاً من التعامل مع الإيصالات المفقودة والمعالجة اليدوية والتسديدات المتأخرة، فكر في إلغاء العملية تمامًا. وفر وقت فريق التمويل الخاص بك من خلال تمكين موظفيك من الإنفاق من خلال بطاقات Qashio للشركات. قم بتعيين حدود مخصصة مع سياسات الإنفاق والموافقة لضمان عدم زيادة إنفاق موظفيك، وجمع الإيصالات عبر تطبيق الهاتف المحمول لضمان حصولك على رؤية كاملة لإنفاق الشركة. وكمكافأة إضافية، يمكن للشركة كسب مزايا على جميع مشتريات الشركات بما في ذلك أميال سكاي واردز طيران الإمارات واسترداد النقود ونقاط شكران وإينوك.

‍

هل ما زلت تتساءل عن كيفية تحسين عملية السداد؟ اتصل بالفريق اليوم من خلال النقر هنا.

‍