لماذا يجب عليك أتمتة سياسة الموافقة الخاصة بك

لماذا يجب عليك أتمتة سياسة الموافقة الخاصة بك

في كل مؤسسة، يأتي وقت يجب فيه تقديم سياسات الموافقة على الإنفاق. تضمن هذه السياسات أنه عند تمكين الموظفين من إجراء عمليات شراء، فإنهم ينفقون بمسؤولية ويتوافقون مع الأهداف الاستراتيجية للشركة. وبنفس القدر من الأهمية، فإنها تساعد في الحفاظ على المساءلة من خلال طلب الأذونات المناسبة قبل إجراء عملية الشراء. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي إنشاء هذه السياسات وإنفاذها في بعض الأحيان إلى إبطاء عملياتك إذا لم تتم إدارتها بفعالية. هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأتمتة مع Qashio بمثابة تغيير لقواعد اللعبة.

ما هي سياسة الموافقة؟

سياسة الموافقة هي مجموعة رسمية من القواعد التي تحدد من يجب أن يوافق على الشراء قبل إنفاق أي أموال. تحمي هذه السياسات الميزانيات وتمنع النفقات غير المصرح بها وتضمن توقيع الأفراد المناسبين على المدفوعات. عادةً ما تغطي سياسة الموافقة:

1. عندما تكون الموافقة مطلوبة
   غالبًا ما يرتبط هذا بعتبات الإنفاق. على سبيل المثال، قد تتطلب أي عملية شراء تزيد عن مبلغ محدد - على سبيل المثال 200 درهم إماراتي - موافقة المدير.
   
   
2. من يعطي الموافقة
   قد تأتي الموافقة من مدير مباشر أو مدير مالي أو حتى فريق مشتريات مخصص، اعتمادًا على قيمة الشراء أو طبيعته.
   
   
3. الشروط التي يجب الوفاء بها
   قبل الموافقة على الشراء، قد تكون هناك متطلبات معينة مطلوبة، مثل تأكيد الميزانية المتاحة، أو التحقق من شرعية النفقات، أو ضمان الامتثال للإرشادات الداخلية.
   
   

عندما يتم نشر سياسات الموافقة بوضوح، يتبع الموظفون عملية موحدة. هذا يقلل الأخطاء ويمنع الإنفاق الزائد ويضمن المساءلة. باختصار، توفر سياسات الموافقة طريقة منظمة وموثقة للحفاظ على الإنفاق ضمن الحدود.

‍

الاختناقات مع سياسات الموافقة التقليدية

في حين أن سياسات الموافقة ضرورية لحماية الصحة المالية للمؤسسة، إلا أنها يمكن أن تخلق اختناقات في العمليات اليومية، خاصة عندما تنطوي على طبقات متعددة من التفويض:

1. تأخيرات زمنية
   عندما يتعين على العديد من المديرين أو الأقسام التفكير في عملية شراء واحدة، يمكن أن يمتد الجدول الزمني لاتخاذ القرار. قد ينتظر الموظفون أيامًا - أو حتى أسابيع - للحصول على الموافقات. قد يكون هذا التأخير مكلفًا في الأسواق سريعة الحركة، حيث تحتاج إلى قرارات سريعة لاغتنام فرص العمل.
   
   
2. الأعمال الورقية المفرطة
   غالبًا ما تعتمد عمليات الموافقة التقليدية على التوقيعات المادية أو سلاسل البريد الإلكتروني أو جداول البيانات. إذا احتاج الموظف إلى الحصول على موافقات متعددة، فقد يقوم بمطاردة مديرين مختلفين عبر البريد الإلكتروني أو الانتقال من مكتب إلى آخر. يزيد هذا الدليل ذهابًا وإيابًا من خطر فقدان مسار الموافقات ويخلق أعمالًا إدارية غير ضرورية.
   
   
3. رؤية محدودة
   في عملية غير متصلة، من الصعب معرفة مكان الطلب بالضبط في أي لحظة. قد يقضي الموظف ساعات في محاولة معرفة من يحمل طلب الموافقة حاليًا أو سبب تأخيره. يؤثر هذا النقص في الشفافية على الإنتاجية ويسبب الإحباط بين الفرق.
   
   
4. انخفاض الرشاقة
   يمكن لنظام الموافقة البطيء والقديم أن يبطئ الشركة بأكملها. يتعثر المديرون في الطلبات الروتينية التي لا تقدم سوى القليل من القيمة الاستراتيجية، بينما تقضي فرق الشؤون المالية وقتًا أطول في التأكيدات ووقتًا أقل في التخطيط الاستراتيجي أو التحليل.
   
   

يمكن أن تؤدي هذه الاختناقات إلى إبطاء النمو التنظيمي، على الرغم من أنها تنشأ من رغبة حسنة النية في الحفاظ على السيطرة ومنع الإنفاق غير المصرح به. ويكمن التحدي في تحقيق التوازن بين الرقابة القوية والكفاءة التشغيلية.

كيف يمكن أن تساعد الأتمتة

تعالج الأتمتة العديد من العيوب المرتبطة بعمليات الموافقة اليدوية. من خلال الاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للمؤسسات إنشاء أنظمة توجه الطلبات على الفور إلى الأفراد المناسبين وتتبع الموافقات في كل مرحلة. هذا هو سبب فعالية الأتمتة:

1. تقليل العمل اليدوي
   بدلاً من إرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص أو تعميم النماذج الورقية، يقدم الموظفون طلبًا من خلال منصة مركزية. يتلقى المعتمدون إشعارًا تلقائيًا، مما يسمح لهم بمنح الموافقة أو رفضها ببضع نقرات فقط.
   
   
2. قرارات أسرع
   تعني الإشعارات الفورية وعمليات سير العمل المبسطة قدرًا أقل من الانتظار. يمكن للمديرين مراجعة الطلبات على أجهزتهم المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر المكتبية في الوقت الفعلي، مما يؤدي إلى تحقيق تحولات أسرع.
   
   
3. قابلية التوسع
   يمكن لعمليات سير العمل المؤتمتة التعامل مع الموافقات المعقدة متعددة الطبقات دون إثقال كاهل المديرين. يمكنك بسهولة توسيع نطاق العمليات مع نمو شركتك أو تغيير قواعد الموافقة الخاصة بك.
   
   
4. رؤية محسنة
   يسمح مسار التدقيق الشفاف للجميع بمعرفة الطلبات التي تمت الموافقة عليها أو المعلقة. يعمل هذا التتبع المركزي على تحسين المساءلة ويضمن عدم سقوط أي طلب عبر الشقوق.
   
   
5. الموظفون الممكنون
   عندما يعرف الموظفون سياسات الشركة ويكون لديهم مسار مباشر يجب اتباعه، يتم تمكينهم من التصرف بشكل أكثر حسماً. يظلون مسؤولين عن اتباع القواعد الموضوعة، لكنهم لا يواجهون تأخيرات غير ضرورية عند إجراء عمليات شراء روتينية أو عاجلة.
   
   

كيف تقوم Qashio بأتمتة سياسات الموافقة

تم تصميم Qashio لإزالة مشاكل عمليات الموافقة اليدوية. فهو يتيح لك تحديد السياسات وإنشاء عمليات سير عمل مخصصة وتتبع كل معاملة من حل مركزي واحد. إليك الطريقة:

1. حدد القواعد الخاصة بك
   في Kashio، يمكنك وضع قواعد تتوافق مع سياسات الإنفاق لشركتك. على سبيل المثال، قد تحتاج أي نفقات تزيد عن 500 درهم إلى موافقة المدير، في حين أن أي مصروفات تزيد عن 1,000 درهم قد تتطلب موافقة المدير التنفيذي.
   
   
2. عمليات سير العمل المخصصة
   تقدم Qashio تدفقات عمل مرنة تتكيف مع أنواع مختلفة من النفقات، من اللوازم المكتبية اليومية إلى مدفوعات البائعين على نطاق واسع. عليك تحديد المسار الذي يتبعه طلب الشراء قبل الانتهاء منه.
   
   
3. إشعارات فورية
   بمجرد أن يقدم الموظف طلب شراء، تقوم Qashio تلقائيًا بتنبيه الأشخاص المعنيين. هذا يزيل الوقت الضائع في انتظار رسائل البريد الإلكتروني أو تعقب شخص ما فعليًا للتوقيع على نموذج.
   
   
4. مسح سجلات الموافقة
   يتم توثيق كل خطوة من خطوات رحلة الموافقة، مما يضمن الرؤية الكاملة. يمكنك مراجعة القرارات السابقة بسرعة، والتحقق من الجهة التي وافقت على طلب معين، وتحديد أي حالات تأخير في الوقت الفعلي.
   
   
5. التكامل مع الأدوات الحالية
   يتكامل Qashio بسلاسة مع أنظمتك الحالية. تقلل هذه البيئة الموحدة من التعقيد وتجعل التبني أسهل.
   
   

تطبيق التشغيل الآلي للموافقة في شركة Qashio

تعني مرونة Qashio أنه يمكنك تعيين سياسات الموافقة على:

• تمويل البطاقة
• إنشاء البطاقة
• صناديق الحساب المجمع
• الفواتير
• مراجعات ما بعد المعاملة
• التسديدات
• تحويلات نقاط كاشيو

من خلال تخصيص الفئات (على سبيل المثال، لا تتطلب المشتريات الصغيرة التي تقل قيمتها عن 200 درهم أي موافقة، بينما تحتاج 200-500 درهم إلى إذن المدير، وأي شيء يزيد عن 500 درهم يتضمن التمويل)، فإنك تمكن الموظفين من مواصلة العمل بسرعة مع الاستمرار في اتباع سياسات الشركة.

بمجرد وضع السياسة في كاشيو، يمكن للنظام أتمتة الموافقات أو الرفض، مما يضمن عدم إضاعة أي شخص للوقت في مطاردة التوقيعات أو التحقق من الأوراق. يظل المديرون على اطلاع دون تحميلهم طلبات بسيطة، ويكتسب الموظفون حرية إجراء عمليات الشراء في الوقت المناسب ضمن حدود محددة بوضوح.

لماذا هذا مفيد؟

1. عمل إداري أقل للمديرين
   مع Kashio، يقضي المديرون ساعات أقل في المهام الإدارية ويركزون على المسؤوليات ذات المستوى الأعلى. هذا التحسين يستفيد بشكل أفضل من خبراتهم.
   
   
2. تمكين الموظفين
   يمكن للموظفين الإنفاق بثقة، مع العلم أنه طالما أنهم يعملون ضمن حدود محددة، فإن نفقاتهم ستتدفق بسلاسة عبر النظام.
   
   
3. سرعة تنظيمية أسرع
   من خلال إزالة سلاسل الموافقة الطويلة، فإنك تضمن استمرار العمليات اليومية والقرارات الاستراتيجية دون حدوث تباطؤ غير ضروري. عندما تظهر الفرص، يمكن لفريقك التصرف على الفور.
   
   

يعد تطوير وتنفيذ سياسة موافقة فعالة خطوة حاسمة للمؤسسات التي ترغب في مراقبة الإنفاق والتحكم فيه دون التضحية بالكفاءة. مع Qashio، يمكنك اكتساب القدرة على وضع إرشادات قوية وأتمتة الموافقات متعددة الطبقات والحفاظ على الرؤية الكاملة للنفقات على مستوى الشركة.

إذا كانت لديك أسئلة حول تصميم سياسات الموافقة أو تنقيحها، تواصل مع أحد خبرائنا. نحن هنا لمساعدتك في إنشاء عملية موافقة مبسطة ومؤتمتة من شأنها دعم نمو مؤسستك ورفاهيتها المالية.

من خلال أتمتة عمليات الموافقة الخاصة بك مع Qashio، يمكنك تحقيق التوازن المثالي بين الرقابة الصارمة والعمليات الفعالة. تجنب الاختناقات، وتأكد من الامتثال، وحافظ على تقدم عملك - بشكل أسرع وبثقة أكبر.

‍