إعادة تصور سفر رجال الأعمال

شهد سفر رجال الأعمال تغيرًا كبيرًا في السنوات الأخيرة. كانت واحدة من أكثر الصناعات تضررًا خلال جائحة COVID-19. مع دخول البلدان في حالة من الإغلاق ووصول الرحلات الجوية إلى شبه طريق مسدود، كان على الشركات إيجاد طرق بديلة لضمان استمرارية الأعمال. وفقًا لدراسة أجرتها شركة Deloitte، خفضت غالبية الشركات الأمريكية ميزانيات السفر بنسبة 90٪ على الأقل خلال الجزء الأول من عام 2020. تم استبدال الاجتماعات الشخصية إلى حد كبير ببرامج الاتصال مثل Zoom، وتم القيام بالرحلات الأساسية فقط، المعتمدة على المستوى التنفيذي.

ومنذ ذلك الحين، تم استئناف حوالي 50٪ فقط من رحلات العمل، ولكن مع إعادة فتح الأسواق، بدأ سفر رجال الأعمال ينتعش تدريجيًا. يعني هذا التحول أن الشركات بحاجة إلى إعادة التفكير في كيفية إدارتها وميزانيتها لسفر العمل.

الطريقة القديمة

في السابق، كان الموظفون المسافرون بغرض العمل يحصلون على بدل يومي محدد بناءً على أقدميتهم ووجهتهم. إذا تجاوزت التكاليف الفعلية المرتبطة بالرحلة التقديرات، فسيتعين على الموظفين الدفع من جيوبهم والمطالبة بالتعويض لاحقًا، إن حدث ذلك على الإطلاق. غالبًا ما أدى ذلك إلى صراع بين الموظفين وأصحاب العمل. على العكس من ذلك، بالغت الشركات أحيانًا في تقدير التكاليف، مما أدى إلى بدلات يومية سخية لا داعي لها - وهي زيادة في الإنفاق يمكن تجنبها للشركات.

في البيئة الحالية، يجب أن تكون الشركات أكثر وعيًا بنفقاتها، مما يضمن إنفاق كل دولار بحكمة.

الطريقة الجديدة

على الرغم من أن العديد من الشركات تحولت بشكل أساسي إلى الاجتماعات والمؤتمرات الافتراضية، إلا أن بعض القطاعات لا تزال تقدر التفاعل وجهًا لوجه. في حين أن الاجتماعات الافتراضية أكثر فعالية من حيث التكلفة وأسهل للحضور، إلا أنها قد تشعر أحيانًا بعدم الشخصية وعدم الاتصال. بالنسبة لبعض الصناعات، تظل الأحداث الشخصية هي الطريقة المفضلة لإدارة الأعمال. بالنسبة لهذه الشركات، تعد الإدارة الفعالة لتكاليف سفر الموظفين أمرًا ضروريًا لتقييم عائد الاستثمار من هذه الأحداث.

باستخدام Qashio، يمكن للشركات تخصيص بطاقة لكل رحلة مع قيود مخصصة بناءً على الدور والمتطلبات، مما يسمح لها بتتبع التكاليف الدقيقة المرتبطة بالسفر بدقة. وهذا يمكنهم من تقييم العائد على هذا الاستثمار بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن الإيصالات يتم جمعها في الوقت الفعلي عبر تطبيق الهاتف المحمول، يمكن للشركة التأكد من أن كل دولار يتم إنفاقه كان لاستخدام الشركة فقط. هناك فائدة أخرى تتمثل في الحصول على بيانات حول الإنفاق الفعلي، بدلاً من النفقات المقدرة، لإنشاء سياسات سفر أكثر واقعية.

التخلص من تقارير المصاريف الطويلة

يتردد الموظفون عمومًا في السفر للعمل، لذا فإن تقليل الاحتكاك باستخدام الموارد الشخصية يعد فائدة مرحب بها للعديد من الشركات. غالبًا ما تتطلب ميزانيات السفر التقليدية من الموظفين الاحتفاظ بالإيصالات والانتظار، أحيانًا لفترات طويلة، لتلقي التعويض. باستخدام بطاقة Qashio، ينجو الموظفون من متاعب استخدام أموالهم الخاصة ولا يغرقون في كتابة تقارير النفقات الطويلة عند عودتهم.

مقاومة الموظف

قد يجد الموظفون أن تخطيط وتنظيم رحلات العمل يستغرق وقتًا طويلاً ومجهدًا، خاصة إذا كانوا يرتبون السفر للعديد من أعضاء الفريق أو يحاولون العثور على أفضل الأسعار على الرحلات الجوية والفنادق. يمكن أن يمثل هذا تحديًا للموظفين الذين يديرون بالفعل عبء عمل ثقيل، مما يترك لهم القليل من الوقت أو الطاقة لتكريسها لترتيبات السفر. يمكن أن يؤدي سفر العمل أيضًا إلى تعطيل التوازن بين العمل والحياة للموظفين، حيث أن الابتعاد عن المنزل والخروج من روتينهم المعتاد يمكن أن يجعل من الصعب الحفاظ على الإنتاجية. يمكن أن يكون أيضًا مرهقًا عاطفيًا، مما يؤدي إلى الإرهاق الناتج عن الانفصال المطول عن العائلة والأصدقاء.

مع عودة السفر ببطء، من الضروري أن تتجنب الشركات العودة إلى سياسات السفر القديمة. من خلال الاستفادة من برنامج Qashio، يمكن للشركات إنشاء وإدارة بدلات يومية واقعية بشكل ملائم، مصممة خصيصًا للبلد والمدينة المحددة التي يسافر إليها موظفوها. يمكن للموظفين أيضًا طلب أموال إضافية على الفور من خلال التطبيق إذا لزم الأمر، مما يوفر الوقت لكل من الإدارة المالية والموظف.

خاصة وأن ما يقرب من 80٪ من مديري السفر يتوقعون زيادة أو زيادة كبيرة في حجم سفر الأعمال في عام 2025 مقارنة بعام 2024، ويتوقع أكثر من 65٪ المزيد من السفر للاجتماعات والعمل في مواقع مختلفة واجتماعات المبيعات والمؤتمرات والمزيد. هذه فرصة ممتازة للشركات للتحكم في سياسات السفر الخاصة بها وتحديدها. من خلال ضوابط Kashio، يمكن للشركات بسهولة وضع حدود مخصصة وإزالة أي نفقات خارج السياسة وضمان الالتزام بسياسات محددة. على سبيل المثال، يمكنك قصر تذاكر الطيران على الدرجة الاقتصادية للرحلات التي تقل عن ثلاث ساعات. يمكن تهيئة كل شيء بسهولة داخل لوحة التحكم الخاصة بنا لتسهيل الحياة لك ولموظفيك، وتحديث رحلات العمل في هذه العملية.

تواصل مع أحد المتخصصين لدينا اليوم وتعرف على كيف يمكن لشركتك إنشاء سياسات سفر توفر الوقت والمال!

‍