ما وراء سياسات الإنفاق - إنشاء ثقافة الإنفاق

ما وراء سياسات الإنفاق: إنشاء ثقافة الإنفاق

غالبًا ما تبدو إدارة إنفاق الشركة وكأنها عالقة بين خيارين أحلاهما مر. من ناحية، يمكن للسياسات الصارمة توفير تدفق نقدي يمكن التنبؤ به ولكن يمكن أن تبطئ نمو الأعمال. من ناحية أخرى، تسمح سياسات الإنفاق المريحة للأعمال بالتحول بسرعة والبقاء رشيقة ولكن يمكن أن تؤدي إلى ارتفاع معدلات الحرق والإنفاق غير المنضبط. إذن، كيف يمكننا إتقان فن ثقافة الإنفاق الفعالة؟

فهم المخاطر

1. الإنفاق الزائد وتجاوزات الميزانية
شارك أحد المديرين الماليين في شركة تقنية ناشئة متوسطة الحجم قصة حول تقرير نفقات بقيمة 19 ألف دولار من قسم المبيعات وافق عليه مدير سابق ساخط قبل مغادرته. كان على الفريق المالي قضاء بعض الوقت في فحص مئات الإيصالات والتقارير لتحديد المشتريات التي كانت داخل السياسة أو خارجها.. بدون سياسات إنفاق مفصلة وصارمة وفعالة، تفتقر الشركات إلى الرؤية والتحكم في إنفاق موظفيها.

2. بطء عملية صنع القرار والنمو في مجال الأعمال
من ناحية أخرى، عندما تحتاج الفرق إلى الحصول على الموافقة على كل عملية شراء بسيطة، يمكن أن تتباطأ العمليات.. تمنع هذه الصلابة الموظفين من اتخاذ قرارات سريعة، خاصة عند ظهور فرص أو تحديات غير متوقعة. لنأخذ على سبيل المثال جون، أخصائي التسويق الذي يحتاج إلى تقديم تقرير المصاريف لعملية شراء صغيرة مطلوبة لحدث قادم. يجب على جون ملء نموذج وإرساله إلى مديره وانتظار الموافقة. قد يؤخر المدير، الذي يقوم بمهام متعددة، مراجعة النموذج، مما يؤدي إلى دفنه بين الطلبات الأخرى. هذا يؤدي إلى تأخيرات غير ضرورية في إصدار قسيمة دفع John.

فهم ثقافة الإنفاق

تتجاوز ثقافة الإنفاق القواعد والقيود. إنه يخلق بيئة يفهم فيها الموظفون «السبب» وراء كل قرار مالي. إنه يشجعهم على التفكير مثل المالكين والتفكير في تأثير قرارات الإنفاق الخاصة بهم على الشركة، مما يسمح لهم باتخاذ قرارات أفضل تتوافق مع أهداف العمل. يعمل هذا التحول على تحويل الموظفين إلى منفقين مسؤولين يتولون الملكية، مما يؤدي إلى إدارة مالية أكثر شفافية وكفاءة.

كيفية إنشاء ثقافة الإنفاق

إن تطوير ثقافة الإنفاق لا يقتصر فقط على وضع المبادئ التوجيهية؛ بل يتعلق بتغيير العقليات. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك على البدء:

1. ابدأ بالتعليم
   قم بتثقيف موظفيك حول تأثير إنفاقهم، وتعزيز الإنفاق المسؤول. تأكد من أنهم يفهمون كيف تؤثر مشترياتهم على الصحة المالية العامة للشركة. من خلال تثقيف الموظفين حول الميزانية والتدفق النقدي وفرص توفير التكاليف، سيصبحون أكثر وعيًا بعاداتهم في الإنفاق وأكثر عرضة لاتخاذ قرارات مالية أكثر ذكاءً.
   
   
2. مواءمة الإنفاق مع قيم الشركة
   يجب أن يعكس إنفاقك مهمة شركتك وقيمها. إذا كانت الاستدامة جزءًا من علامتك التجارية، شجع الفرق على إجراء عمليات شراء صديقة للبيئة. إذا كان الابتكار هو محور تركيزك، فاستثمر في الأدوات والموارد التي تدفع الإبداع. عندما يتماشى إنفاقك مع قيم شركتك، يمكن للموظفين رؤية الصورة الأكبر، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات إنفاق أكثر جدوى ومدروسة.
   
   
3. ضع إرشادات واضحة وسياسات ثابتة
   ضع إرشادات وميزانيات واضحة لكل فئة من فئات الإنفاق، سواء كانت عشاء العملاء أو نفقات سفر الموظفين أو المرافق المكتبية والوجبات. تأكد من أن المديرين لا يوافقون على النفقات حتى بشكل هامشي خارج السياسة لمنع الإنفاق الزائد. سيتيح ذلك لفريقك أن يكون أكثر وعيًا بإنفاقهم ويضمن التزام الفرق بالميزانيات المخصصة لها.

‍

ضع في اعتبارك طبقات الموافقة والتكنولوجيا

تسمح طبقات الموافقة للمديرين بتلقي تقارير المصروفات المفلترة لعمليات الشراء الأكثر أهمية دون جعلهم يضيعون الوقت في مراجعة كل مطالبة نفقات صغيرة.

من خلال إنشاء طبقات الموافقة المناسبة، يمكنك السماح لموظفيك بحرية الإنفاق دون قيود انتظار موافقة المدير لكل عملية شراء صغيرة.

طبقات الموافقة:
تتضمن عملية الموافقة الشائعة نهجًا متعدد الطبقات، مما يسمح بالموافقة على المعاملات التي تقل قيمتها عن مبلغ معين من قبل أدوار مختلفة داخل المؤسسة. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك طبقات الموافقة الثلاث هذه لفريق المبيعات:

• الطبقة الأولى - المعاملات الصغيرة: اسمح لأي معاملة تقل قيمتها عن 100 درهم أن تتم الموافقة عليها من قبل أي عضو في فريق المبيعات. بهذه الطريقة، يتمتع الفريق بالاستقلالية في الإنفاق دون انتظار موافقة مدير مشغول.
• الطبقة الثانية - المعاملات المتوسطة: يجب أن تذهب المعاملات التي تتراوح بين 100 درهم و 1000 درهم مباشرة إلى المدير المباشر للمراجعة.
• الطبقة الثالثة - المعاملات الكبيرة: يجب أن تتم الموافقة على المعاملات التي تزيد عن 1,000 درهم من قبل كل من المدير المباشر والفريق المالي.

‍

باستخدام طبقات الموافقة، يمكن للموظفين مثل جون الحصول على الموافقة على مشترياتهم بشكل أسرع، مع توفير وقت مديريهم من خلال عدم الاضطرار إلى الموافقة على كل عملية شراء صغيرة. من خلال هذه الطبقة، سيحمل الفريق جون المسؤولية عن عمليات الشراء الصغيرة، ويمكن الموافقة على المشتريات الكبيرة من قبل الفريق المالي ومديره المباشر.

وبالمقارنة بالنموذج القياسي للحصول على الموافقة على كل معاملة، توفر طبقات الموافقة مزيدًا من المرونة والسرعة والسلطة للموظفين للإنفاق. يسمح هذا النهج للمديرين والفرق المالية بالعمل بشكل أكثر كفاءة، دون الحاجة إلى إضاعة الوقت في الموافقة على جميع المعاملات بغض النظر عن الحجم، ويمنع إرهاق القرار للمديرين الذين قد يميلون إلى الموافقة على جميع المشتريات الصغيرة لتوفير الوقت.

‍

التكنولوجيا
تتيح لك الحلول المدعومة بالتكنولوجيا، مثل بطاقات الشركات من Kashio، وضع قيود مخصصة على إنفاق الموظفين دون إبطاء السرعة التي يمكن للموظفين إجراء عمليات الشراء بها. من خلال تقنيات إدارة الإنفاق، يمكنك تقديم إرشادات حول الإنفاق مع قيود صارمة.

يوفر هذا النهج الوضوح بشأن النفقات المقبولة، ويحدد أفضل ممارسات الإنفاق، ويترك مجالًا للموظفين لاتخاذ القرارات. قم بتمكين فريقك بميزانية محددة وحرية تخصيص الأموال على النحو الذي يراه مناسبًا ضمن هذه المعايير.

من خلال التكنولوجيا، يمكنك الحصول على أفضل ما في العالمين؛ المرونة والسرعة في إنفاق شركتك، والتحكم والرؤية لعملية الموافقة البسيطة.

‍

تحدث إلى الفريق اليوم لمعرفة المزيد.

‍